1) zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu, a zwłaszcza:
a) obiegu dokumentów w Urzędzie i nadzoru nad przestrzeganiem przepisów
i instrukcji kancelaryjnej,
b) usprawnień w organizacji pracy Urzędu oraz załatwianiu indywidualnych spraw obywateli,
c) wszelka pomoc udzielana klientom w wypełnianiu formularzy, druków składanych
w Urzędzie,
d) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz innych pism wpływających
do Urzędu,
e) zaopatrzenie materiałowo-techniczne Urzędu i jego ewidencja;
2) prowadzenie kancelarii Urzędu, a zwłaszcza:
a) przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji wpływającej do Urzędu, wg dekretacji,
b) rejestrowanie i wysyłanie korespondencji,
c) prowadzenie Rejestru - ewidencji, zaopatrywanie i nadzór nad przechowywaniem pieczęci Urzędowych,
d) obsługa asystencka Wójta, przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań, narad
i zebrań organizowanych przez Wójta,
e) udzielanie informacji interesantom oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem lub Sekretarzem, bądź kierowanie ich do właściwych Referatów Urzędu,
f) obsługa centrali telefonicznej, faksu i kserokopiarki;
3) prowadzenie spraw kadrowych, w tym m.in.:
a) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy za wyjątkiem Dyrektorów Szkół,
b) nadzór nad wykorzystaniem urlopów wypoczynkowych,
c) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
d) ewidencja czasu pracy pracowników,
e) prowadzenie ewidencji urlopów okolicznościowych, bezpłatnych, wychowawczych oraz zwolnień lekarskich,
f) prowadzenie rejestru wypadków przy pracy,
g) opracowywanie sprawozdawczości GUS o stanie zatrudnienia,
h) kierowanie pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne,
i) prowadzenie listy obecności, ewidencji wyjść w godzinach pracy w celach prywatnych i służbowych oraz ewidencja delegacji służbowych,
j) organizacja szkoleń pracowników w porozumieniu z Sekretarzem i Kierownikiem Referatu;
4) realizacja zadań w zakresie bhp i ppoż. Urzędu w tym:
a) współpraca z specjalistą do pełnienia służby bezpieczeństwa i higieny pracy
w zakresie badań okresowych i szkoleń,
b) współpraca z specjalistą ochrony przeciwpożarowej;
5) prowadzenie ewidencji kierowców - mechaników jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych,
6) wykonywanie zadań obronnych wynikających ze szczególnych regulacji prawnych, wykonywanie innych zadań na polecenie osób wchodzących w skład kierownictwa Urzędu – w zakresie ich kompetencji,
7) w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego:
a) przyjmowanie materiałów do archiwum z komórek organizacyjnych,
b) opracowywanie przyjętych materiałów,
c) prowadzenie ewidencji akt niearchiwalnych i archiwalnych oraz zabezpieczanie,
d) brakowanie akt kategorii B,
e) współpraca z Archiwum Państwowym;
8) z zakresu udzielonych szczegółowych upoważnień:
a) wgląd do akt osobowych pracowników,
b) wydawanie dowodów osobistych,
c) wymiany dowodów osobistych,
d) unieważniania dowodów osobistych,
e) wydawanie zaświadczeń o utracie dowodu osobistego,
f) odbioru przesyłek zawierających dowody osobiste,
g) przetwarzanie danych osobowych,
h) wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego, sporządzanie projektów aktów,
i) odbiór i pokwitowanie przesyłek pocztowych.
Referat Administracyjny