Urząd Gminy Dzwola

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE
– informacja dla sygnalistów

 zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

1. Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

Urząd Gminy Dzwola, Dzwola 168, 23-304 Dzwola, pokój 16c.

Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane pisemnie lub ustnie:

• zgłoszenie zewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci papierowej poprzez przekazanie formularza zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa:

- osobie wyznaczonej do obsługi zgłoszeń – Sekretarz gminy - Urząd Gminy Dzwola Dzwola 168, pokój 16c, w godzinach pracy Urzędu Gminy Dzwola lub

- w formie listownej na adres pocztowy Urzędu Gminy Dzwola, Dzwola 168, 23-304 Dzwola, w zamkniętej kopercie z dopiskiem na kopercie np. „Sekretarz gminy - do rąk własnych”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „zgłoszenie zewnętrzne”;

• zgłoszenie zewnętrzne ustne może być dokonane na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania tego wniosku.

2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

• zgłaszający jest osobą fizyczną;
• zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów;
• informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów;
• przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych, tajemnicy postępowania karnego;
• sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).

3. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:

• w przypadku zgłoszenia zawierającego adres do kontaktu osoby dokonującej zgłoszenia osoba uprawniona wyznaczona do obsługi zgłoszeń zewnętrznych w formie listownej w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia wysyła osobie dokonującej zgłoszenia w formie pisemnej potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub zachodzą uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty;
• wstępna weryfikacja zgłoszenia polegająca na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
• jeżeli w trakcie wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego okaże się, że:

- podlega ono załatwieniu przez inny organ publiczny, bowiem nie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie działania organu publicznego, przekazuje się takie zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, (o takim przekazaniu informuje się Sygnalistę),

- informacja o naruszeniu prawa będąca przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego jest jednocześnie przedmiotem wniesionej skargi, o której mowa w art. 227 ustawy z dnia
14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, lub gdy z treści takiej skargi wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego stosuje się wyłącznie procedurę dotyczącą zgłoszeń zewnętrznych, dokonując właściwej adnotacji na treści skargi,

- jest ono zgłoszeniem anonimowym, zostało wniesione przez nieuprawnioną osobę, nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa lub nie zawiera wystarczających informacji do jego rozpatrzenia i które nie zostały uzupełnione, pozostawia się je w aktach sprawy bez rozpoznania;

• po weryfikacji zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, zostaje wszczęte postępowanie wyjaśniające, działanie następcze, które podejmowane są z zachowaniem należytej staranności, bez zbędnej zwłoki oraz z zachowaniem poufności;
• osoba uprawniona może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji;
• informacja zwrotna do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych;
• w uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ publiczny może przekazać zgłoszenie zewnętrzne jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
• organ publiczny przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne;
• organ publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia
  od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ publiczny informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. W przypadku nie podjęcia działań następczych w sytuacji opisanej powyżej organ odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji:

• przez informację zwrotną należy rozumieć przekazaną sygnaliście pisemną informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
• odstępuje od przekazywania informacji sygnaliście jedynie w przypadku, gdy sygnalista nie podał danych do kontaktu czy dokonał zgłoszenia anonimowo;
• maksymalnym terminem na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, jest termin nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego;
• w uzasadnionych przypadkach przekazuje się sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,
  po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego;
• sygnalista zostaje poinformowany o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych:

• dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty mają tylko i wyłącznie upoważnieni pracownicy;
• dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione;
• możliwość kontaktu z sygnalistą ma jedynie pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa.

6. Zasady przetwarzania danych osobowych:

• przetwarzanie danych osobowych następuje na zasadach określonych w art. 8 ustawy o ochronie sygnalistów, a także zasadach przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia 2016/679, art. 13 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającej decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 89, z późn. zm. 4 ) albo art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy
  i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz. Urz. UE L 295 z 21.11.2018, str. 39);
• szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych zawiera Klauzula informacyjna RODO stanowiąca załącznik do Procedury zgłoszeń zewnętrznych.

7. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym:

• działania następcze organu publicznego polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
• organ publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia
  od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ publiczny informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty;
• czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

8. Środki ochrony prawnej oraz dostęp do poufnej porady prawnej:

• zgodnie z art. 41 ustawy z 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej - osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługują nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat, który jest właściwy dla miejsca zamieszkania zgłaszającego;
• sygnalistom przysługuje również ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środki ochrony sygnalistów obejmują:

- zakaz działań odwetowych (np. zakaz wypowiedzenia stosunku pracy),

- odwrócony ciężar dowodu (na stosującym działanie odwetowe będzie spoczywał ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym),

- odszkodowanie za dopuszczenie się działań odwetowych,

- zakaz zrzeczenia się ochrony,

- sankcje:

• w przypadku stwierdzenia albo podejrzenia działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, organ publiczny zobowiązuje się do podjęcia środków zaradczych, które zmierzają do uniemożliwienia działania odwetowego lub usunięcia jego skutków.

9. Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów:

• dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności
  za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania;
• uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego;
• sygnalista może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).

10. Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego
    w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego:

- organ publiczny zachęca przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych lub innych wewnętrznych procedur podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

Rzecznik Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich,

al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa

• adres e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
• infolinia BRPO:

800 676 676 - połączenie bezpłatne z telefonów stacjonarnych oraz komórkowych

(22) 551 77 91 - połączenie płatne zgodnie z cennikiem operatora.

Zgłoszeń zewnętrznych Sygnaliści będą mogli dokonywać do organu publicznego, stosownie do przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, najwcześniej od dnia 25 grudnia 2024 r.