Urząd Gminy Dzwola

1)    zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu, a zwłaszcza:

a)   obiegu dokumentów w Urzędzie i nadzoru nad przestrzeganiem przepisów
i instrukcji kancelaryjnej,

b)    usprawnień w organizacji pracy Urzędu oraz załatwianiu indywidualnych spraw obywateli,

c)   wszelka pomoc udzielana klientom w wypełnianiu formularzy, druków składanych
w Urzędzie,

d)   prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz innych pism wpływających
do Urzędu,

e)   zaopatrzenie materiałowo-techniczne Urzędu i jego ewidencja;

2)    prowadzenie kancelarii Urzędu, a zwłaszcza:

a)   przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji wpływającej do Urzędu, wg dekretacji,

b)   rejestrowanie i wysyłanie korespondencji,

c)   prowadzenie Rejestru - ewidencji, zaopatrywanie i nadzór nad przechowywaniem pieczęci Urzędowych,

d)   obsługa asystencka Wójta, przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań, narad
i zebrań organizowanych przez Wójta,

e)   udzielanie informacji interesantom oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem lub Sekretarzem, bądź kierowanie ich do właściwych Referatów Urzędu,

f)    obsługa centrali telefonicznej, faksu i kserokopiarki;

3)    prowadzenie spraw kadrowych, w tym m.in.:

a)   prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy za wyjątkiem Dyrektorów Szkół,

b)   nadzór nad wykorzystaniem urlopów wypoczynkowych,

c)   przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,

d)   ewidencja czasu pracy pracowników,

e)   prowadzenie ewidencji urlopów okolicznościowych, bezpłatnych, wychowawczych oraz zwolnień lekarskich,

f)    prowadzenie rejestru wypadków przy pracy,

g)   opracowywanie sprawozdawczości GUS o stanie zatrudnienia,

h)   kierowanie pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne,

i)    prowadzenie listy obecności, ewidencji wyjść w godzinach pracy w celach prywatnych i służbowych oraz ewidencja delegacji służbowych,

j)    organizacja szkoleń pracowników w porozumieniu z Sekretarzem i Kierownikiem Referatu;

4)    realizacja zadań w zakresie bhp i ppoż.  Urzędu w tym:

a)   współpraca z specjalistą do pełnienia służby bezpieczeństwa i higieny pracy
w zakresie badań okresowych i szkoleń,

b)   współpraca z specjalistą ochrony przeciwpożarowej;

5)    prowadzenie ewidencji kierowców - mechaników jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych,

6)    wykonywanie zadań obronnych wynikających ze szczególnych regulacji prawnych, wykonywanie innych zadań na polecenie osób wchodzących w skład kierownictwa Urzędu – w zakresie ich kompetencji,

7)    w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego:

a)   przyjmowanie materiałów do archiwum z komórek organizacyjnych,

b)   opracowywanie przyjętych materiałów,

c)   prowadzenie ewidencji akt niearchiwalnych i archiwalnych  oraz zabezpieczanie,

d)   brakowanie akt kategorii B,

e)   współpraca z Archiwum Państwowym;

8)  z zakresu udzielonych szczegółowych upoważnień:

a)   wgląd do akt osobowych pracowników,

b)   wydawanie dowodów osobistych,

c)   wymiany dowodów osobistych,

d)   unieważniania dowodów osobistych,

e)   wydawanie zaświadczeń o utracie dowodu osobistego,

f)    odbioru przesyłek zawierających dowody osobiste,

g)   przetwarzanie danych osobowych,

h)   wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego, sporządzanie projektów aktów,

i)    odbiór i pokwitowanie przesyłek pocztowych.